会议纪要是根据会议记录、会议情况以及各种会议资料,进行综合整理,形成的一种具有纪实性、指导性的公文,是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具。
会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项,是法定公文之一,也是党政机关、团体、企事业单位常用的公文文种。
一、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要与会议记录都与会议有关,但会议纪要是在会议记录的基础上,经过综合提炼形成的,两者有着很大的区别。
一是性质不同。会议记录是会议的原始材料,是会议召开情况的真实记录,不是正式公文,一般不公开,不需要传达或传阅,只能作为内部资料存档和备查,可以作为研究问题和检查总结的依据。会议纪要是正式的公文,需要在一定范围内传达或传阅,并要求贯彻执行。
二是写法不同。会议记录只要求按照会议的内容原原本本地记录,真实反映原文原意,越详细越好,是一种客观纪实性材料。会议纪要形成于会议之后,是在会议记录的基础上加工整理而成的,不需要把所有的会议内容写进去,而要集中反映会议的精神实质和主要内容,具有政策性、选择性、提要性和概括性。
三是功效不同。会议记录作为资料和凭证保存,不向上级报送,也不向下级分发,不具备指导工作的作用。会议纪要作为正式公文,可以报送,也可以分发,对工作具有指导作用。
二、会议纪要的特点
会议纪要具有高度凝练、条理性强、概括性强等特点。具体地说主要体现在以下几个方面:
一是内容纪实。会议纪要如实地反映会议内容,客观真实地反映会议情况,不能脱离会议实际,不能加工改造,不能虚构创作。
二是高度凝练。会议纪要根据会议实际情况,围绕会议主旨及主要成果进行整理、提炼和概括,重点放在会议的成果上,而无须关注会议的过程。
三是行文条理。针对会议内容、会议材料以及议定的事项进行分层次、分类别的概括和归纳,做到条理分明、眉目清晰、逻辑清楚。
四是表达特殊。会议纪要反映与会人员集体的意志和意向,一般采用第三人称写法,常以“会议”作为表述主体。多使用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等习惯用语。
三、会议纪要的分类
会议纪要根据所起作用的不同,一般可以分为四类。
第一类,办公会议纪要。主要用于记载、反映和传达领导办公会议做出的重要决策、决定和决议事项。如市(县)长办公会议、总经理办公会议等。会议涉及有关部门的工作,可将会议纪要发给他们,并要求其执行。
第二类,工作会议纪要。主要用于传达重要的工作会议的主要精神和议定事项,有较强的政策性和指示性。
第三类,协调会议纪要。用于记载协调性会议、双边或多边会议有关内容及其所取得的共识、议定的事项等情况,对与会各方有一定的约束力。常用于工作协调会议或者部门联席会议等。
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